Konkurs ofert na realizację zadań własnych Gminy Sorkwity w roku 2023

OGŁOSZENIE

Na podstawie art. 11 ust. 2 i 13 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2022 r. poz. 1327 ze zm.) oraz Uchwały Nr XLV/324/22 Rady Gminy Sorkwity z dnia 28 listopada 2022 r. w sprawie przyjęcia „Programu Współpracy Gminy Sorkwity z organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami wymienionymi w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie na rok 2023”

WÓJT GMINY SORKWITY

ogłasza otwarty konkurs ofert na realizację zadań własnych Gminy Sorkwity w roku 2023

Słowniczek

Ilekroć w ogłoszeniu konkursowym mowa jest o:

• ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1327 ze zm.),

• rozporządzeniu – należy przez to rozumieć Rozporządzenie Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018  poz. 2057),

• Wójcie – należy przez to rozumieć Wójta Gminy Sorkwity

I  Rodzaj zadań

1. Wspieranie i upowszechnianie kultury fizycznej i sportu. Zadanie powinno być realizowane
w szczególności poprzez:

a) upowszechnianie wśród osób dorosłych, dzieci i młodzieży sportów masowych, gier zespołowych, tenisa stołowego, samoobrony oraz innych dyscyplin sportu,

b) pomoc w szkoleniu osób dorosłych, dzieci i młodzieży w różnych dyscyplinach sportu,

c) organizowanie zajęć sportowych dla osób dorosłych, dzieci i młodzieży,

d) organizacja i uczestnictwo w imprezach sportowych i sportowo-rekreacyjnych o charakterze

lokalnym, powiatowym i regionalnym,

e) poprawę warunków uprawiania sportu poprzez zakup wyposażenia, ubioru i asortymentu sportowego,

f) promocja Gminy – promocja i popularyzacja Gminy Sorkwity w kraju i za granicą, rozwijanie kontaktów między społecznościami, również przez działania sportowe.

Termin realizacji zadania: od dnia podpisania umowy – grudzień 2023 r.

Wysokość środków publicznych w uchwale budżetowej przeznaczonych na realizację w/w zadania w roku 2023 – 60 000,00 zł.

Podstawowy zakres w/w zadania obejmuje:

prowadzenie działalności wychowawczej i popularyzatorskiej w zakresie kultury fizycznej wśród osób dorosłych, dzieci i młodzieży z terenu Gminy Sorkwity, organizowanie zajęć, treningów, zawodów oraz imprez sportowo-rekreacyjnych na terenie Gminy Sorkwity z udziałem osób dorosłych, dzieci i młodzieży, umożliwianie osobom dorosłym, dzieciom i młodzieży uczestnictwa w rozgrywkach i imprezach sportowo-rekreacyjnych na wyjazdach, kształtowanie umiejętności spędzania czasu wolnego oraz promowanie zdrowego stylu życia poprzez sport.

II  Zasady przyznawania dotacji na dofinansowanie realizacji zadania

1. Wnioski o dofinansowanie mogą składać organizacje pozarządowe oraz podmioty prowadzące działalność pożytku publicznego wymienione w art. 3 ust. 3 ustawy, działające na rzecz Gminy Sorkwity i jej mieszkańców.

2. O dotację na realizację zadań mogą ubiegać się oferenci, z zastrzeżeniem, że prowadzą działalność statutową w zakresie zadania, o którego dofinansowanie się ubiegają.

3. Każdy podmiot składa jeden komplet dokumentów, bez względu na ilość składanych ofert.

4. Dopuszcza się składanie oferty częściowej.

5. Dopuszcza się możliwość wyboru więcej niż jednego oferenta na realizację jednego zadania.

6. Złożenie oferty nie jest równoznaczne z przyznaniem dotacji.

7. Podmioty, które pozyskały partnerów do realizacji przedłożonego projektu, zobowiązane są dołączyć kopię porozumienia partnerskiego, określającego reguły partnerstwa oraz jednoznacznie określającego wiodącą rolę jednego podmiotu odpowiedzialnego za całość projektu i jego rozliczenie.

8. Wysokość przyznanej dotacji może być niższa, niż wnioskowana w ofercie. W takim przypadku oferent może negocjować zmniejszenie zakresu rzeczowego zadania lub wycofać swoją ofertę. W przypadku zmniejszenia zakresu rzeczowego zadania, oferent jest zobowiązany do wprowadzenia korekty kosztorysu projektu.

9. Dotacje nie mogą być udzielane na:

a) przedsięwzięcia, które są dofinansowywane z budżetu Gminy Sorkwity lub jego funduszy celowych na podstawie przepisów szczególnych,

b) pokrycie deficytu zrealizowanych wcześniej przedsięwzięć,

c) zobowiązania powstałe przed datą zawarcia umowy o udzielenie dotacji,

d) budowę, nabycie nieruchomości, lokali, gruntów, itp.

e) najem lub dzierżawę budynków, lokali, gruntów (chyba, że wynika to bezpośrednio z realizacji zadania),

f) prace remontowo-budowlane,

g) zadania inwestycyjne,

h) udzielanie pomocy finansowej osobom fizycznym,

i) działalność gospodarczą, polityczną i religijną,

j) podatki, cła, opłaty skarbowe, leasingowe oraz zobowiązania z tytułu otrzymanych kredytów,

k) koszty kar i grzywien, a także koszty procesów sądowych,

l) działalność statutową, niezwiązaną z realizowanym zadaniem,

ł) wypłaty nagród pieniężnych,

m) zakup środków trwałych,

n) podatek od towarów i usług, który beneficjent ma prawo odliczyć.

10. Dotacja może być udzielona m. in. na:

a) wynagrodzenie osób realizujących zadanie,

b) promocję realizowanego zadania (plakaty, ulotki, zaproszenia, banery, ogłoszenia, itp.), do 20 % całkowitego kosztu zadania,

c) zakup drobnego  sprzętu do realizacji zadania,

d) koszty transportu, dojazdu, wynajmu sal, konsumpcji, itp.

11. Koszty administracyjne, materiałów biurowych, piśmienniczych, usług pocztowych, internetowych, opłat za media oraz sprzątanie pomieszczeń, amortyzacja nie mogą przekroczyć 15 % całości kosztu realizacji zadania.

12. OD PODMIOTU UBIEGAJĄCEGO SIĘ O DOTACJĘ NA REALIZACJĘ ZADANIA WYMAGANY JEST MINIMUM 10 % FINANSOWY WKŁAD WŁASNY W CAŁKOWITYM KOSZCIE ZADANIA (przez całkowity koszt zadania należy rozumieć jako sumę dotacji i finansowego wkładu własnego).

13. Uruchomienie środków na realizację zadania następuje na podstawie umowy zawartej pomiędzy Gminą Sorkwity a podmiotem, którego oferta została wybrana.

Pozostałe zasady przyznawania środków finansowych regulują przepisy ustawy oraz inne przepisy prawa.

III  Termin i warunki realizacji zadania

1. Zadanie winno być wykonane w 2023 roku w terminie wskazanym w umowie.
2. Do realizacji zadania uznane będą dowody księgowe, które będą dokumentowały nabycie towarów i usług w terminie wskazanym w pkt 1, związanych z realizacją zadania. Wydatki z finansowych środków własnych beneficjenta będą uznane od dnia rozstrzygnięcia otwartego konkursu ofert.
3. Zadanie  winno  być  realizowane  w  taki  sposób, by  swoim zasięgiem  objąć  maksymalną  liczbę mieszkańców Gminy Sorkwity, w zależności od rodzaju realizowanego zadania.
4. Zadanie winno być zrealizowane z należytą starannością, w sposób celowy, zgodnie z warunkami określonymi w ofercie i w umowie o realizacji zadania.
5. Podmioty   realizujące  zadanie  powinny  posiadać  niezbędne  warunki i doświadczenie w realizacji zadań o podobnym charakterze.
6. Podmiot realizujący zadanie zobowiązany jest do stosowania przepisów prawa, a w szczególności ustawy – Prawo zamówień publicznych, ustawy o finansach publicznych, ustawy o rachunkowości, ustawy o ochronie danych osobowych oraz rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólnego rozporządzenia
   o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 4.05.2016, str. 1)
7. W trakcie realizacji zadania niezbędne jest zapewnienie dostępności architektonicznej, cyfrowej oraz informacyjno-komunikacyjnej osobom ze szczególnymi potrzebami, co najmniej w zakresie określonym przez minimalne wymagania, o których mowa w ustawie z dnia 19 lipca 2019 roku o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami. Informacje na temat obszarów dostępności powinny zostać wskazane w ofercie. Dostępność zapewnia się o ile jest to możliwe, z uwzględnieniem uniwersalnego projektowania.
8. Przy realizacji zadań, których beneficjentami ostatecznymi mogą być osoby małoletnie, należy zwrócić szczególną uwagę na obowiązki wynikające z ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym (Dz. U. z 2020 r. poz. 152) w zakresie weryfikacji, czy dane wychowawców (opiekunów), którzy w jakimkolwiek zakresie sprawują opiekę nad małoletnimi, są zamieszczone w Rejestrze z dostępem ograniczonym lub w Rejestrze osób, w stosunku do których Państwowa Komisja do spraw wyjaśniania przypadków czynności skierowanych przeciwko wolności seksualnej i obyczajności wobec małoletniego poniżej lat 15 wydała postanowienie o wpisie w Rejestrze.
9. W przypadku zadania, w którym wystąpiły koszty wynikające z zapewniania dostępności, w kosztorysie powinna zostać stworzona osobna kategoria budżetowa.

IV  Termin i warunki składania ofert

1. Oferty na realizację w/w zadania należy złożyć w zamkniętych kopertach w nieprzekraczalnym terminie do dnia 3.03.2023 r. w sekretariacie Urzędu Gminy Sorkwity, ul. Olsztyńska 16A, 11-731 Sorkwity w godzinach pracy urzędu lub przesłać pocztą bądź kurierem na w/w adres, przy czym o zachowaniu terminu decyduje data wpływu oferty do urzędu. Na kopercie należy napisać nazwę i adres podmiotu składającego ofertę wraz z adnotacją „Konkurs ofert 2023” i określeniem nazwy zadania publicznego określonego w konkursie oraz zamieścić adnotację „Nie otwierać do dnia 3.03.2023 r.”. Oferty niezamknięte w kopercie i oferty wpływające po terminie nie będą rozpatrywane.
2. Podmiot ubiegający się o dofinansowanie składa ofertę, która powinna być zgodna ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do rozporządzenia (uwaga: obowiązują nowe druki – formularz w załączeniu). Oferta winna być wypełniona kompletnie zgodnie z objaśnieniami w niej zawartymi oraz instrukcją wypełnienia oferty realizacji zadania publicznego składanej w otwartym konkursie ofert.
3.  Do oferty należy dołączyć załączniki:

a) aktualny odpis z rejestru lub odpowiednio wyciąg z ewidencji lub inne dokumenty potwierdzające status oferenta i umocowanie osób go reprezentujących (odpis musi być zgodny z aktualnym stanem faktycznym i prawnym, niezależnie od tego kiedy został wydany);

b) statut lub wyciąg ze statutu podmiotu uprawnionego do złożenia oferty, zawierający zapisy
o prowadzeniu działań w zakresie zadania, o dofinansowanie którego podmiot się ubiega,

c) umowę między Oferentami, jeżeli jest składana oferta wspólna,

d) upoważnienie bądź pełnomocnictwo do podpisywania dokumentów, w przypadku gdy takie zostało wystawione.

4. Wszystkie dokumenty, wymienione w pkt. 3, powinny być podpisane przez osoby uprawnione. W przypadku dokumentów składanych w kserokopii winny być na każdej stronie potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osoby uprawnione. Dokumenty składane w kserokopii mające więcej niż jedną stronę mogą być potwierdzone za zgodność z oryginałem na pierwszej jego stronie z dopiskiem „ Za zgodność z oryginałem od str. 1 do str. …”.

5. Podmioty, które składają kilka ofert w konkursie – powinny złożyć każdą ofertę odrębnie oraz jeden komplet załączników.

6. Oferty niezgodne ze wzorem lub złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

V   Termin i kryteria wyboru ofert oraz tryb powoływania i zasady działania komisji konkursowej

1. Rozpatrzenie prawidłowo złożonych ofert oraz rozstrzygnięcie konkursu ofert nastąpi do dnia 17 marca 2023 r.
2. Otwarcie kopert z ofertami konkursowymi oraz dokonanie oceny formalnej złożonych ofert, nastąpi w obecności  co najmniej dwóch pracowników upoważnionych przez Wójta, którymi są członkowie komisji konkursowej.
3. Na etapie oceny formalnej oferty, podmiotowi służy prawo dokonania jednorazowej korekty lub uzupełnienie oferty.
4. Jeżeli oferent nie dokona korekty lub uzupełnienia oferty, o których mowa w  ppkt 3 oferta nie będzie podlegać ocenie lub zostanie odrzucona z powodu m. in. następujących błędów formalnych:

a) niewypełnienie wszystkich punktów formularza oferty,

b) złożenie oferty po terminie,

c) złożenie formularza oferty bez wymaganych załączników,

d) złożenie oferty w sposób niezgodny z ogłoszeniem konkursu,

e) złożenie oferty na niewłaściwym formularzu, innym niż określony w ogłoszeniu o konkursie,

f) złożenie oferty przez podmiot nieuprawniony; złożenie oferty przez organizację, która zgodnie z celami ujawnionymi w odpisie z KRS nie prowadzi działalności objętej konkursem.

5. Niedokonanie korekty lub uzupełnienia, w wyznaczonym terminie, będzie skutkować odrzuceniem  oferty na etapie oceny formalnej.

6. Złożone oferty  zostaną  zaopiniowane  pod  względem  merytorycznym  przez  komisję  konkursową powołaną przez Wójta w drodze zarządzenia.

7. Komunikat o możliwości zgłaszania do komisji konkursowej osób wskazanych przez organizacje pozarządowe lub podmioty wymienione w art. 3 ust. 3, z wyłączeniem osób wskazanych przez organizacje pozarządowe lub podmioty wymienione w art. 3 ust. 3, biorące udział w konkursie, zostanie zamieszczony w Biuletynie Informacji Publicznej Gminy Sorkwity i na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy Sorkwity.

8. Zgłoszenia osób będzie można dokonywać pisemnie w terminie 14 dni od dnia ukazania się komunikatu, o którym mowa w pkt 7.

9. Osoby wskazane przez organizacje pozarządowe lub podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, powinny posiadać pisemne upoważnienie do reprezentacji organizacji, o ile nie wynika to z aktualnego wyciągu KRS lub innego dokumentu potwierdzającego status prawny podmiotu i umocowanie osób go reprezentujących (kserokopię dokumentu należy dołączyć do zgłoszenia).

10. W przypadku braku osób, o których mowa wyżej, komisja konkursowa zostanie powołana z przedstawicieli Wójta.

11. Z posiedzenia komisji sporządza się protokół, zawierający rekomendacje komisji konkursowej, co do wyboru ofert. Protokół jest niezwłocznie przedstawiony Wójtowi.

12. Decyzję o wyborze oferty i o udzieleniu dotacji podejmuje Wójt po uprzednim zapoznaniu się z protokołem, o którym mowa w ust. 11.

13. Od decyzji Wójta w sprawie wyboru ofert i udzielenia dotacji nie stosuje się trybu odwołania.

14. Każdy w terminie 30 dni od ogłoszenia rozstrzygnięcia konkursu może żądać uzasadnienia wyboru lub odrzucenia oferty.

15. Wyniki przeprowadzonej procedury konkursowej, zawierające wykaz podmiotów oraz zleconych zadań na które przyznano dotacje i kwoty tych dotacji, zostaną niezwłocznie podane do publicznej wiadomości w Biuletynie Informacji Publicznej Gminy Sorkwity, umieszczone na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy Sorkwity oraz na stronie internetowej Gminy Sorkwity.

16. Podpisanie umów z podmiotami nastąpi po rozstrzygnięciu konkursu ofert, w terminie uzgodnionym przez strony.